Startpagina

Op de startpagina binnen de applicatie treft u een compleet overzicht van cijfers, statistieken en taken van uw kinderopvang organisatie. Enkele voorbeelden van gegevens die u binnen één oogopslag kunt inzien zijn:

pie-chart-1

1. Bezettingsgraad

Krijg inzage in de bezettingsgraad, van de verschillende type groepen en de wachtlijst binnen uw organisatie. Vergelijk de resultaten direct met het voorgaande jaar of een voorgaande periode.

pie-chart-2

2. Medewerkers inzet

Met deze grafiek heeft u direct inzichtelijk hoe de inzet van de uren van de medewerkers binnen uw kinderopvang organisatie zijn. Denk hierbij aan een registratie van uren voor onderdelen zoals Kinderdagverblijf, BSO, Overhead, Vakantie en Verzuim.

pie-chart-3

3. Bruto marge

U ziet direct hoe de bruto marge van uw kinderopvang organisatie is, ook in vergelijk met vorig jaar of een vorige periode. In dit diagram ziet u de totale kosten, afgezet tegen de totale omzet. U kunt makkelijk en snel bijsturen omdat u ten alle tijden inzicht heeft in uw resultaten.

pie-chart-4

4. Openstaande taken

In dit dashboard heeft u direct een overzicht van alle openstaande (communicatie) taken binnen uw kinderopvang organisatie. Deze takenlijst geeft u een helder overzicht van ‘things to do’. U kunt zelfs rechtstreeks vanuit deze lijst de taken bewerken of afhandelen.

Organisaties

Binnen de tab organisaties wordt alle informatie ingevoerd van uw kinderopvang organisatie. Dit zijn de basisgegevens die, wanneer ze eenmaal zijn ingevoerd, verschillende andere functionaliteiten voeden. Denk hierbij aan alle administratieve gegevens, de planning, of denk aan verschillende vestigingen binnen uw kinderopvang. Hierbij een korte toelichting wat u binnen de tab ‘Organisaties’ eenmalig invult:

1. Gebruiker

Hier worden de personen toegevoegd die binnen de organisatie een gebruikers-account hebben van de applicatie Nanny4All.

2. Organisaties

Hier vult u de gegevens van uw kinderopvang organisatie in. Heeft u meerdere kinderopvang organisaties, met een eigen naam en registratie? Dan vult u deze ieder apart in.

3. Administraties

Binnen deze pagina vult u alle gegevens in die er toe doen om uw administratie geautomatiseerd te laten verlopen. Denk hierbij aan contractinformatie, uurtarieven, koppelingsgegevens, oa met uw financieel systeem, salarissysteem en de Belastingdienst . Wanneer u deze gegevens eenmaal heeft ingevuld, komt u niet vaak meer binnen deze tab.

4. Locaties

Hier vult u alle vestigingen van uw kinderopvang organisatie in. Krijgt u er een nieuwe vestiging bij? Dan begint u hier met het toevoegen van de nieuwe vestiging.

5. Groepen

Binnen deze tab vult u de verschillende groepen in die uw kinderopvang organisatie heeft. Denk hierbij aan groepen kinderopvang, groepen BSO of groepen peuterspeelzaal.

Medewerkers

De funtionaliteit om medewerkers in te voeren en te beheren is zeer uitgebreid en direct geïntegreerd met de kindplanning. Er is een slimme ‘functie’ die direct meld waar medewerkers in de planning opgenomen kunnen worden. Medewerkers fungeren op organisatie-niveau, vandaaruit wordt aangegeven binnen welke administratie en locaties deze medewerker actief is. Op deze wijze kan een medewerker uitvoerend zijn in de administratie (daar heeft hij bijv. rechten voor) én je kunt de planning op de bepaalde locaties en groepen waaraan hij is verbonden inregelen.

Medewerkers

De funtionaliteit om medewerkers in te voeren en te beheren is zeer uitgebreid en direct geïntegreerd met de kindplanning. Er is een slimme ‘functie’ die direct meld waar medewerkers in de planning opgenomen kunnen worden. Medewerkers fungeren op organisatie-niveau, vandaaruit wordt aangegeven binnen welke administratie en locaties deze medewerker actief is. Op deze wijze kan een medewerker uitvoerend zijn in de administratie (daar heeft hij bijv. rechten voor) én je kunt de planning op de bepaalde locaties en groepen waaraan hij is verbonden inregelen.

Activiteiten (welke type werkzaamheden doet deze medewerker, denk aan mentor kind, opvang BSO, opvang KDV etc)

Kwalificaties: de zaken die je kunt of bereikt hebt. Denk aan: in bezit van rijbewijs, BHV diploma, EHBO diploma enz.

Contracten: wat zijn de contracuele afspraken met de medewerker (dienstverband, aantal uren, functie omschrijving)

Activiteiten (welke type werkzaamheden doet deze medewerker, denk aan mentor kind, opvang BSO, opvang KDV etc)

Kwalificaties: de zaken die je kunt of bereikt hebt. Denk aan: in bezit van rijbewijs, BHV diploma, EHBO diploma enz.

Contracten: wat zijn de contracuele afspraken met de medewerker (dienstverband, aantal uren, functie omschrijving)

Diensten: De afspraken qua rooster, welke tijden en dagen is de medewerker beschikbaar (wat is je vaste inzet, of je voorkeursinzet). Bijv. je werkt altijd op maandagochtend, vroege dienst.

Verzuim & verlof: aantal vrije dagen beschikbaar en aantal compensatie uren/dagen beschikbaar. Aanvragen van verlof. Registratie van verzuimdagen.

Geregistreerde uren per medewerker: deze kunnen eenvoudig gecontroleerd worden door de locatiemanager en vervolgens geëxporteerd worden naar het salarissysteem waarmee uw organisatie werkt.

Diensten: De afspraken qua rooster, welke tijden en dagen is de medewerker beschikbaar (wat is je vaste inzet, of je voorkeursinzet). Bijv. je werkt altijd op maandagochtend, vroege dienst.

Verzuim & verlof: aantal vrije dagen beschikbaar en aantal compensatie uren/dagen beschikbaar. Aanvragen van verlof. Registratie van verzuimdagen.

Geregistreerde uren per medewerker: deze kunnen eenvoudig gecontroleerd worden door de locatiemanager en vervolgens geëxporteerd worden naar het salarissysteem waarmee uw organisatie werkt.

De app voor medewerkers

Medewerkers binnen uw kinderopvang organisatie zullen actief met de applicatie van Nanny4All gaan werken. Zij controleren de aanwezigheid van kinderen via de app en zij kunnen eventuele (last minute) wijzigingen op de groepsplanning direct realtime doorvoeren.

 

Daarnaast houden medewerkers hun eigen tijdregistratie bij via Nanny4All. Door eenvoudig bij aanvang van de werkdag zichzelf aan te melden en aan het einde van de dag weer af te melden. Op deze wijze kan Nanny4All de uren en planning van alle medewerkers in overzicht houden. Zo is het ook mogelijk om snel (en automatisch) medewerkers op groepen te plannen.

 

Want de medewerkers kunnen via de app hun werkrooster en hun verlofdagen inzien, verlof aanvragen én direct reageren op een dienst waar nog collega’s voor gezocht worden. 24/7 inzicht in planning, uren en verlof.

 

Let op! op smartphone inlog van de medewerkers app zijn géén kindgegevens inzichtelijk. Dit ter bescherming van de privacy.

De app voor medewerkers

Medewerkers binnen uw kinderopvang organisatie zullen actief met de applicatie van Nanny4All gaan werken. Zij controleren de aanwezigheid van kinderen via de app en zij kunnen eventuele (last minute) wijzigingen op de groepsplanning direct realtime doorvoeren.

 

Daarnaast houden medewerkers hun eigen tijdregistratie bij via Nanny4All. Door eenvoudig bij aanvang van de werkdag zichzelf aan te melden en aan het einde van de dag weer af te melden. Op deze wijze kan Nanny4All de uren en planning van alle medewerkers in overzicht houden. Zo is het ook mogelijk om snel (en automatisch) medewerkers op groepen te plannen.

 

Want de medewerkers kunnen via de app hun werkrooster en hun verlofdagen inzien, verlof aanvragen én direct reageren op een dienst waar nog collega’s voor gezocht worden. 24/7 inzicht in planning, uren en verlof.

 

Let op! op smartphone inlog van de medewerkers app zijn géén kindgegevens inzichtelijk. Dit ter bescherming van de privacy.

Gezinnen

Binnen dit tabblad vult u alle ingeschreven kinderen bij uw organisatie in (en de aan hun verbonden ouders of verzorgers). Met Nanny4All is het zelfs mogelijk om extra familieleden of verzorgers aan een ingeschreven kind te koppelen, die mogelijk het betreffende kind (als back up) komen halen en brengen. Ouders kunnen dit via de ouder-app direct zelf beheren. Hoe efficiënt is dat?

Verder geeft u in dit tabblad, voor elk kind, de planning aan; welke dagdelen of uren is het kind aanwezig en aan welke groep binnen uw organisatie is hij verbonden?

 

De tabblad Gezinnen is eigenlijk uw databestand met álle contactgegevens, contactpersonen, administratiegegevens en basisinformatie van de in uw organisatie aanwezige kinderen.

Planning

Het onderdeel planning is eigenlijk het belangrijkste onderdeel binnen de applicatie van Nanny4All. Zoals binnen elke kinderopvang organisatie bekend is, draait alles om een goede planning. De applicatie van Nanny4All heeft daar rekening mee gehouden, heeft de wensen en behoeften van huidige kinderopvangorganisaties geïnventariseerd en deze verwerkt in een uitgebreide, slimme maar gebruiksvriendelijke planningsmodule.

Planning: Binnen het tabblad Planning heeft u een direct en compleet overzicht van de bezetting per week of op langere termijn binnen uw kinderopvangverblijf. U kunt dit per vestiging, per groep en per periode inzien. Op deze wijze heeft u altijd een actueel overzicht en inzicht van de bezetting binnen uw kinderopvang groepen.

Personeelsplanning: Ook treft u onder dit tabblad de Personeelsplanning. Per groep wordt duidelijk in beeld gebracht hoe de bezetting van uw medewerkers, op basis van de kindplanning, is vastgesteld.

Planning

Het onderdeel planning is eigenlijk het belangrijkste onderdeel binnen de applicatie van Nanny4All. Zoals binnen elke kinderopvang organisatie bekend is, draait alles om een goede planning. De applicatie van Nanny4All heeft daar rekening mee gehouden, heeft de wensen en behoeften van huidige kinderopvangorganisaties geïnventariseerd en deze verwerkt in een uitgebreide, slimme maar gebruiksvriendelijke planningsmodule.

Planning: Binnen het tabblad Planning heeft u een direct en compleet overzicht van de bezetting per week of op langere termijn binnen uw kinderopvangverblijf. U kunt dit per vestiging, per groep en per periode inzien. Op deze wijze heeft u altijd een actueel overzicht en inzicht van de bezetting binnen uw kinderopvang groepen.

Personeelsplanning: Ook treft u onder dit tabblad de Personeelsplanning. Per groep wordt duidelijk in beeld gebracht hoe de bezetting van uw medewerkers, op basis van de kindplanning, is vastgesteld.

Allereerst worden hier de vaste diensten per medewerker als standaardrooster voorgesteld. Het systeem zal op basis van de kindbezetting en de geldende regels, zoals kind-medewerker-ratio en noodzakelijke kwalificaties, suggesties doen waar aanpassingen in de personeelsplanning noodzakelijk zijn. U kunt dan eenvoudig een wijziging doorvoeren.

Hier is verder inzichtelijk hoeveel contracturen per medewerker nog kunnen worden ingepland en hoeveel compensatie-uren de medewerker (nog) heeft.

Allereerst worden hier de vaste diensten per medewerker als standaardrooster voorgesteld. Het systeem zal op basis van de kindbezetting en de geldende regels, zoals kind-medewerker-ratio en noodzakelijke kwalificaties, suggesties doen waar aanpassingen in de personeelsplanning noodzakelijk zijn. U kunt dan eenvoudig een wijziging doorvoeren.

Hier is verder inzichtelijk hoeveel contracturen per medewerker nog kunnen worden ingepland en hoeveel compensatie-uren de medewerker (nog) heeft.

Extra diensten kunnen eenvoudig worden gepubliceerd, waar medewerkers zich via de mobiele applicatie op kunnen aanmelden. Erg praktisch bij de inzet van flexibele medewerkers en ideaal voor het snel invullen van een dienst bij verzuim.

Medewerkers kunnen eenvoudig en snel via de mobiele app hun werkrooster en hun verlofdagen inzien en verlof aanvragen. U én uw medewerkers hebben 24/7 inzicht in planning, uren en verlof.

Extra diensten kunnen eenvoudig worden gepubliceerd, waar medewerkers zich via de mobiele applicatie op kunnen aanmelden. Erg praktisch bij de inzet van flexibele medewerkers en ideaal voor het snel invullen van een dienst bij verzuim.

Medewerkers kunnen eenvoudig en snel via de mobiele app hun werkrooster en hun verlofdagen inzien en verlof aanvragen. U én uw medewerkers hebben 24/7 inzicht in planning, uren en verlof.

De applicatie is zowel te gebruiken op een smartphone als op een tablet.

De applicatie is zowel te gebruiken op een smartphone als op een tablet.

Financieel

Binnen de tabblad ‘Financieel’ wordt de gehele facturatie bijgehouden. De applicatie van Nanny4All werkt dusdanig dat alle facturen maandelijks automatisch op de voor u gewenste datum worden gemaakt en uitgestuurd. U kunt de app zo instellen dat facturen, betalingsherinneringen en aanmaningen maandelijks automatisch worden verstuurd.  U kunt ook automatische incasso’s verbinden aan uw facturen.

De gegenereerde facturen worden netjes klaargezet en kunnen met één synchronisatie direct worden doorgestuurd naar uw online boekhoudprogramma. De facturen staan dan allemaal direct ingeboekt, met de juiste grootboekrekeningen en contactgegevens.

U kunt ten alle tijden de eerstvolgende te versturen facturen in concept inzien. Zodra een periode (van bijvoorbeeld 1 maand) is afgelopen dan worden de daadwerkelijk afgenomen kinderopvanguren automatisch op de factuur geplaatst. De factuur wordt ter akkoord aan u voorgelegd en hierna automatisch verzonden naar de ouders. Mocht een gezin bijvoorbeeld eenmalig meer uren hebben afgenomen, dan wordt dit automatisch op de factuur meegenomen. U hoeft dat niet handmatig door te voeren.

De facturen worden op uw eigen briefpapier opgesteld, zo ook zijn alle grootboekrekeningen gekoppeld aan de diensten die uw kinderopvang biedt. Dit kunt u allemaal vooraf invoeren bij het tabblad ‘Administratie’. Door eenmalig al uw gegevens correct in te voeren bespaart u de daarop volgende maanden heel veel administratief werk!

Zoals de applicatie slim en snel uw facturen opstelt zo worden ook de rapportages naar de belastingdienst verstuurd en 1x per jaar de jaaropgave naar de ouders. Al deze rapportages komen voort uit de in de tabblad ‘Administratie’ vastgelegde gegevens zoals contracten, tarieven, groepen enz.

Rapporten

Binnen de functie rapporten kan uw kinderopvang organisatie verschillende uitdraaien van lijsten maken. Denk hierbij aan;

Weekoverzicht met welke kinderen er op de groep aanwezig zijn

Ophaallijst voor de BSO

Kindkaarten

Rapporten

Binnen de functie rapporten kan uw kinderopvang organisatie verschillende uitdraaien van lijsten maken. Denk hierbij aan;

Weekoverzicht met welke kinderen er op de groep aanwezig zijn

Ophaallijst voor de BSO

Kindkaarten